Comment gérer votre BDES ?


En France, la loi impose aux entreprises de plus de 50 salariés de tenir une base de données économiques et sociales (BDES) complète et à jour. Elle concentre toutes les informations relatives à la vie de l’entreprise, à son organisation et à ses perspectives de croissance. Cette base doit être accessible en permanence aux instances représentatives du personnel (IRP) afin qu’elles disposent d’informations claires et détaillées en vue des consultations périodiques. Autant dire que cette BDES contient de multiples documents qu’il s’agit de gérer convenablement.

Création d’une base de données économiques et sociales

Dans un premier temps, vous devez créer votre base. C’est-à-dire que vous devez connaître les informations légales qui doivent être comprises dans la base, quelles sont les personnes en droit de les consulter et selon quel délai vous devez les actualiser. Des formations sont disponibles pour aider les entreprises à comprendre et à mettre en place leur BDES. Des éditeurs de solutions logicielles prévoient aussi un accompagnement personnalisé pour la création de la base.

La gestion papier de la BDES

Base de Données Economiques et Sociales

Votre BDES va contenir des milliers d’informations, un volume souvent proportionnel à la taille de votre entreprise. En plus de les collecter, il faut les structurer selon un rubricage imposé par la loi et qui évolue au gré des amendements et autres aménagements légaux. Toujours est-il que vous avez la possibilité de conserver votre BDES sous la forme d’un dossier papier. Mais cela entraînera à coup sûr une gestion administrative et matérielle compliquée et contraignante.

La gestion numérique de la BDES

C’est sans doute la meilleure solution pour gérer efficacement votre BDES. Des logiciels spécialement développés pour accueillir votre base existent sur le marché. Ils sont le plus souvent accessibles en ligne et vendus sous la forme d’un abonnement dont le prix est relatif au nombre d’utilisateurs et au volume des données à conserver. Cet outil pourra se connecter avec vos autres systèmes d’informations, pour une synchronisation parfaite des données. Les accès sont réglementés, les données sont chiffrées et la confidentialité des informations est assurée.